Het is belangrijk dat je een digitale administratie bijhoudt. Op deze manier is het mogelijk om snel bestanden te vinden. Daarbij gaan ze ook niet snel verloren. Wel is het belangrijk dat je een backup van deze administratie maakt, zodat je altijd een reservekopie hebt. In deze blog nemen we met je door wat je hebt aan een digitaal archief. Meer weten over digitalisering van je archief? Kijk dan op karmac-digitaliseert.nl.
Het gemak van een digitaal archief
De wereld is steeds digitaler geworden. Op deze manier is het mogelijk om processen sneller te laten verlopen, in vergelijking met hoe dit vroeger ding. Ook zaken zoals de administratie zijn een stuk vlugger te regelen in onze moderne tijd. Een groot voordeel van de nieuwe techniek is dat je vanuit elke plek op de wereld met internet dat niet geblokkeerd is, een document naar je administratie kunt uploaden. Daarnaast is het mogelijk om een server in je kantoorpand te zetten waar je verschillende analoge documenten een digitale versie van zichzelf krijgen. Er zijn gespecialiseerde bedrijven voor die dit voor je kunnen doen. Het gemak van een digitaal archief is dat medewerkers vanaf afstand met documenten kunnen werken, omdat ze opvraagbaar zijn vanuit een andere plek dan het kantoor. Zo wordt thuiswerken een stuk makkelijker.
Veiliger dan een analoog archief
Veel ondernemers willen geen afscheid nemen van hun analoge archief. Het is in de praktijk zo dat analoge documenten nog steeds bij de mensen op de deurmat vallen. Ook bij bedrijven is dit zo. Bijvoorbeeld in de vorm van brieven. Deze wil je natuurlijk eerst lezen en wellicht in je analoge archief stoppen. Tot zover gaat het goed. Wat veel ouderwetse ondernemers nog niet doen is de volgende stap nemen, namelijk een digitalisatie van hun analoge archief realiseren. Dat kan echt anders. Laat de documenten juist wel digitaliseren. Ook andere media als film, video en foto´s kunnen prima gedigitaliseerd worden. Zo is het dus heel gemakkelijk om ook een financiële administratie bij te houden en veilig te bewaren.
